إن حضور الاجتماعات ليس أمر سهل وخاصةً لمن لا يملك تجربة مسبقة، فإذا كنت موظفاً جديداً يجب أن تتوخى الحذر أثناء الاجتماع لأن أي خطأ تقترفه قد يكبّد الشركة بخسائر فادحة وهذا ما قد يؤثر على مستقبلك المهني، ولأننا نحرص على أن تكون موظف ناجح سنقدم لك بعض القواعد العامة للتعامل داخل الاجتماعات بشكل جيد.

1- التزم بالوقت:

يجب أن تسأل عن الوقت التي سيعقد به الاجتماع، وعن المدة التي سيستغرقها، واحرص على الحضور في الوقت المحدد لأن تأخيرك سيُظهرك بأنك تتجاهل رئيس الاجتماع وأنك موظف غير جدير بالثقة، وإذا حدث معك أي أمر طارئ سارع بإخبار رئيس الاجتماع العذر الذي منعك من حضور الاجتماع مع الحرص على عدم تكرار ذلك.

2- عرّف عن نفسك:

بما أنك موظف جديد سيُفسح لك في بداية الاجتماع فرصة التعريف عن نفسك، لذا استغل هذه الفرصة في التعريف عن نفسك بلباقة واحرص على التحدث بثقة، ولا تنسى أن تخبر المدراء والموظفين رغبتك في العمل معهم بما يحقق أهداف ومصلحة الشركة.

3- التزم الجدية:

خلال الاجتماع يتم مناقشة أهم النقاط، كأن يتم وضع استراتيجية الشركة وأهدافها، لذلك يجب الالتزام بالجدية خلال الاجتماع، وتذكر دائماً أن هذا الاجتماع للعمل فقط فلا يوجد أي داعي لسرد النكت والفكاهات التي تضيع الوقت والتي قد تظهرك بأنك شخص غير ناضج.

4- احترم الحاضرين:

أهم نقطة يجب أن تلتزم بها خلال الاجتماع الاحترام، إنّ احترامك للحاضرين سيُعطي انطباعاً جيداً عنك، كما أنّ تقبلك لآراء الآخرين خلال الاجتماع سيساعدك على التركيز ومتابعة الاجتماع بشكل دقيق، لذلك احرص على تجنب القيام بأي سلوك يقلل من احترام الحاضرين.

5- أنصت جيداً:

إن الإنصات لما يقوله رئيس الاجتماع وما يقوله الموظفين سيفتح لك المجال لمعرفة ما يريدونه وسيسهل عليك هذا أن تُكوّن رأيك الخاص، وإذا كان لديك أي ملاحظة على الحديث يمكنك أن ترفع يدك لتلفت انتباه المتحدث بدلاً من أن تقاطعه.

6- دوّن الملاحظات:

خلال الاجتماع يتم طرح بعض النقاط الهامة لذلك من الجيد أن تدون أهم النقاط التي يتم طرحها خلال الاجتماع لأنها قد تفيدك في المستقبل ويمكنك الاستعانة بها في الاجتماعات القادمة، كما أن تدوينك للملاحظات سيظهر لرئيسك بأنك شخص مهتم بعمله.

 

أخيراً...  هكذا تعرفنا على أهم القواعد العامة للتعامل داخل الاجتماع، إذا كنت موظف جديداً ولا تمتلك الخبرة للمشاركة في الاجتماع طبق القواعد السابقة فهي ستساعدك على المشاركة بالاجتماع دون أن خطأ.