أن تكون أكثر إنتاجية في العمل لايعني أن تعمل عشر ساعات يومياً، أو أن تعمل أيام الإجازة الاسبوعية، بل أن تدير أعمالك ومهامك بشكل أكثر ذكاءً وأن تستفيد بشكل جيّد من كل ساعة تمرّ عليك في العمل.

ذكر موقع بزنس انسايدر بعض العادات السيئة التي يجب تجنبها لجعل الساعات التي تقضيها في العمل أكثر فائدة وأعلى إنتاجية.

1- تصفح الانترنت بشكل مستمر:

أغلب الأشخاص لديهم إمكانية الوصول إلى شبكة الانترنت في مكان عملهم، وخلال العمل يمرّ الكثير من الأسئلة العشوائية بذهن الشخص والتي قد تدفعه مباشرة لفتح محرك البحث وإيجاد الإجابة المناسبة.

لكي ترفع من إنتاجيتك وتزيد من تركيزك ينصح الخبراء بكتابة هذه الأسئلة أو الاستفسارات على ورقة أو على ملف نصي على الحاسب الذي تعمل عليه ثم البحث عن المعلومات التي تريدها في وقت لاحق.

2- العمل على مهام متعددة في وقت واحد:

يعتقد الكثير من الناس أن القيام بعدة مهام في وقت واحد هو أمر عظيم ومميّز ، لكنّ الأبحاث العلمية وجدت أن 2٪ فقط من الأشخاص قادرين على القيام بهذا الأمر.

أما بالنسبة لبقية الأشخاص فإن تعدد المهام هي عادة سيئة قد تجعلهم لاينجزون أي مهمة بشكل كامل وتجعلهم أقل إنتاجية على المدى الطويل.

3- تفحّص البريد الالكتروني طوال اليوم:

إمكانية الوصول بشكل دائم إلى الإنترنت في العمل تجعل بعض الأشخاص يفحصون بريدهم الإلكتروني بشكل متكرر على مدار اليوم، وللأسف فإن هذه العادة –بحسب ما أشارت إليه الدراسات- تجعلك تفقد 25 دقيقة من وقت العمل كل مرة تقوم فيها بفحص بريدك الإلكتروني والرد على إحداها.

بدلاً من ذلك، يمكن جدولة هذه المهمة والرد على رسائل البريد الالكتروني الواردة مرة واحد كل 3 ساعات مثلاً وبحسب طبيعة العمل الذي تقوم به.

4- تأجيل الأعمال الأكثر أهمية إلى آخر اليوم:

غالباً ما يبدأ الناس يومهم في العمل بإنجاز المهام السهلة التي لاتحتاج لتركيز كبير ويتركون الأعمال الأكثر صعوبة إلى وقت لاحق، للأسف هذه فكرة خاطئة وتؤدي في كثير من الأحيان إلى عدم إنجاز تلك المهام على الاطلاق.

وجد الباحثون أن أغلب الأشخاص لديهم كمية محدودة من الطاقة وقوة الإرادة تقلّ تدريجياً خلال اليوم، لذلك فإنه من الأفضل لك أن تنجز المهام الصعبة والأكثر أهمية في بداية يوم العمل، وترك المهام العادية إلى وقت لاحق فهي لاتحتاج إلى تركيز كبير على أية حال.

5- القيام بالكثير من الاجتماعات خلال اليوم:

لاشيء يضعف إنتاجيتك في العمل كالقيام بالاجتماعات الغير ضرورية، سواء أكانت اجتماعات شخصية أو من خلال برامج الرسائل الفورية أو مكالمات الفديو.

يوصي الأشخاص الناجحين بعدم قبول طلب الاجتماع مالم يكن هناك خطة واضحة ونقاط مكتوبة لمناقشتها في الاجتماع مع تحديد الوقت المتوقع لهذا الاجتماع.

6- الجلوس طوال اليوم بدون مشي:

يقول مستشارو تطوير الأعمال أن أحد الأشياء الخاطئة التي عليك التخلي عنها في العمل هي الجلوس بشكل دائم من الصباح حتى نهاية يوم العمل، فبعض النظر عن الأضرار الصحية التي قد تتعرض لها، أثبتت الأبحاث والتجارب التي قامت بها أكبر الشركات أن المشي ساعد الكثير منهم لخلق أفكار جديدة وناجحة.

كما يوصي بعض الأشخاص الناجحين بترك غرفة الاجتماعات المغلقة والتخلّي عن فنجان القهوة والقيام بالاجتماعات الدورية مشياً على الأقدام في الهواء الطلق، فالهواء الجديد الذي ستتعرض له يدفع إلى أفكار مبدعة وخلاّقة.

7- الضغط على زر "الغفوة" عند الصباح:

قد تعتقد أنك إذا ضغطت على زر الغفوة عند الصباح فستحصل على كمية نوم إضافية تزيد من طاقتك خلال اليوم، لكن الحقيقة هي أن هذه العملية تضر أكثر مما تنفع.

فعندما تستيقظ في الصباح يبدأ جسمك بفرز هرمونات اليقظة لتحصل على الاستعداد اللازم لبداية يوم جديد ومن خلال الضغط على القيلولة والنوم من جديد فأنت تبطئ هذه العملية بالإضافة إلى ذلك، فإن نوم 10 دقائق إضافية لن يمنح جسمك الراحة التي تحتاجها.

عليك النوم بشكل كافي ولمدة من 6 إلى 8 ساعات يومياً، فالنوم الجيّد يمنحك القدرة على زيادة التركيز والإنتاجية ويساهم في صنع قرارات أكثر ذكاءً ونجاحاً.

8- الفشل في تحديد الأوليات:

قد يظن بعض الأشخاص أن وجود الكثير من الأهداف في حياته سيقوده حتماً نحو النجاح، فإن فشلَ في هدف ما فإن نجاحه في الأهداف الأخرى سيعوّض فشله. وبالتالي يكون لجميع الأهداف نفس الأولوية بالنسبة له. هذه الطريقة غير ناجحة أبداً.

يخبرنا رجل الأعمال الأمريكي المشهور وثالث أغنياء العالم وارن بافت أن قائد الطيارة الخاصة به يفشل دائماً في تحقيق أهدافه، فطلب منه كتابة قائمة بـ 25 شيء يريد تحقيقه قبل أن يموت، وبدلاً من أن يقوم بإعطائه نصائح بسيطة لإنجاز كل بند ضمن القائمة، نصح  وارن الطيار بإبقاء 5 أشياء فقط وتجاهل باقي الأمور، وكانت النتيجة أنه حققّ هذه الاشياء الخمسة في غضون عامين.

يضيف وارن أن تحديد الأولويات أمر مهم جداً ليس فقط على المستوى المهني وفي مجال العمل، بل على المستوى الشخصي لكل إنسان.

9- عدم التخطيط بشكل جيّد:

الكثير من الأشخاص الطموحين والمنظمين يقومون بتخطيط كل دقيقة من يومهم، محاولين بذلك الوصول إلى أعلى إنتاجية لهم، ولكن للأسف لاتسير الأمور دائماً كما هو مخطط لها، فقد يحدث أمر ما غير متوقع مثل القيام بمهمة عاجلة وهامة لاتقبل التأجيل، أو مرض شخص قريب ما قد يلغي خطتهم اليومية بشكل كامل.

ولكن هذا لايعني عدم التخطيط لليوم أبداً، بل المقصود هنا هو أن يتم تخطيط 6 ساعات من 8 ساعات عمل وهذا ستكون مرناً أكثر بالتعامل مع باقي المهام.

10- عدم وجود خطة عمل:

إذا كنت تعتقد أنّ قيامك بتنفيذ مهامك اليومية مباشرة دون تخطيط مسبق سيزيد من إنتاجيتك فلتعلم أنك على خطأ! فقد وجدت الأبحاث والتجارب أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفّر عليك مابين 2 إلى 4 ساعات عمل.

يجب أن تأخذ الوقت اللازم لوضع الخطط والاستراتيجيات قبل محاولة تحقيق أي هدف من أهدافك.

يوصي د. روبرت بوزن المحاضر في جامعة هارفارد أن تقوم أولاً بتحديد النتيجة النهائية الخاصة بك، ثم وضع سلسلة من الخطوات اللازمة للوصول إليها. فعندما تكون في منتصف الطريق أثناء تنفيذ مهمة ما يمكنك مراجعة العمل للتأكد من أنك على المسار الصحيح وضبط طريقك وفق ذلك المخطّط.

 

قد تعمل طوال النهار لتجد نفسك أنك بحاجة لإنجاز العديد من المهام المتبقية دون أن تدرك سبب ذلك، ولكن بتخلصك من هذه العادات ووضع الخطط وتحديد الأولويات ستجد أنك أصبحت أكثر إنتاجية وأعلى مردوداً.