يعمل العديد من المدراء بالمثل القائل إذا أردت إنجاز عمل بسرعة وإجادته إعمله بنفسك، والبعض الآخر من المدراء لا يقتنع بهذا المبدأ لإيمانهم بأنّ التفويض يُساهم في تخفيف الأعباء عنهم وفي إنجاز الأعمال بسرعة أكبر لتوفير المزيد من الوقت، ولكي تُتقن فن التفويض الناجح عليك أن تلتزم ببعض الخطوات المهمة التي سنُقدمها لك من خلال السطور التاليّة.

أولاً: اشرح الصورة الكبرى والفائدة للشخص

من الضروري أن تشرح للشخص الذي تريد تفويض المهام له مدى دوره الفعّال في تحقيق أهداف المؤسسة، ودور هذه الأهداف في تعزيز نموّه المهني وتقدّمه في أعماله كي يشعر بالمزيد من الحماس الذي يدفعه للعمل بجهد وعطاء.

ثانيّاً: ذكّره بأهداف القسم

عليك أن تذكّر الشخص الذي تريد تفويض المهام له وبشكلٍ دائم بهذهِ الأهداف وغرسها في قلبه وعقله ليمتلك مع الوقت القدرة على اتخاذ القرارات السليمة والصحيحة في الوقت المناسب دون أي تردد أو خوف.

ثالثاً: شارك المعلومات والتفاصيل

بعد أن يفهم العضو أهداف المؤسسة الأساسيّة بشكلٍ جيد، عليك أن تبدأ بخطوةٍ أخرى وهي مشاركته ببعض المعلومات التي تخص آليّة عمل المؤسسة كالموارد المُتاحة، ميزانيّة المؤسسة، المساعدين، الشركاء، النتائج المتوقعة من الأعمال، وحدود سلطاته وصلاحياته.

رابعاً: استمع لأسئلته

لكي تساعد العضو على إتمام أعماله ومهامه في المؤسسة بشكلٍ صحيح ودقيق عليك أن تستمع إلى كل الأسئلة التي يطرحها، وأن تطرح عليه بعض الأسئلة التي يُمكن أن تساعد على تحقيق التواصل الفعّال فيما بينكم بما يعود بالخير على المؤسسة كأن تسأله عن مشاكلهِ، النتائج التي يتوقعها، وعن العقبات التي تقف في طريقه.

خامساً: اتفقا على جدول الإنجاز

هناك بعض المهام الدقيقة والمهمة والتي تحتاج إلى جداول زمنيّة معنية ومنظمة، لهذا يجب أن تتفق مع العضو على وضع هذه الجداول الزمنيّة التي توضحُ فيها خارطة الطريق والعمل، المهام الفرعيّة، المهام الأساسيّة، والنتائج، مع تحديد التواريخ بشكل دقيق.

سادساً: اتفقا على مواعيد المُتابعة الدوريّة

لكي تضمن سير العمل بشكلٍ صحيح يجب عليك أن تحدد موعد مع العضو الذي تريد تفويض المهام له لإجراء المُتابعة الدوريّة ومراقبة سير العمل والنتائج التي توصّل إليها، مع الحرص على عدّم المبالغة في المتابعة، وذلك لكي لا يشعر العضو بأنك لا تثق به وبجدارته في إتمام المهام التي منحتها له.

سابعاً: قُم بالمتابعة الذكيّة

لكي لا يشعر العضو بأنّك تتابعه بشكلٍ مبالغ فيه يُمكنك استخدام اسلوب المتابعة الذكيّة أي أن تستخدم جدول الإنجاز، فسح المجال أمام العضو للابتكار، طرح الأسئلة البسيطة بدلاً من إصدار الأحكام وتشجيع العضو وحثهِ على العمل بشكلٍ إيجابي.

 

هذه هي الخطوات الأساسيّة التي يجب أن تتقيّد بها عندما تقرر أن تفوض أعمالك إلى أعضاء عملك، وذلك لكي يكون تفويضك ناجح ومُثمر.